Microsoft Teams

Depuis le début du confinement, le sujet du travail à distance est omniprésent. Pour beaucoup, c’est une première, et c’est dur. Pour d’autres, déjà un peu habitués… c’est dur aussi ! Le travail à distance ne se décrète pas. Il s’apprend. Par de la méthode. Par des comportements nouveaux. Par des outils.

Parmi ces outils, il y en a un qui est de plus en plus présent dans les ordinateurs : TEAMS de Microsoft. Alors, je vous propose de nous intéresser à TEAMS de plus près…

POURQUOI TRAVAILLER À DISTANCE BOUSCULE NOS REPÈRES ?

Pourquoi est-ce si dur pour la majorité des collaborateurs de travailler ainsi ?  Travailler à distance n’est pas un choix dans ce contexte, c’est une nécessité, vécue parfois comme une contrainte difficile. Un espace différent mêlant pro et perso, pas de relation pro en présentiel, des process complètement bousculés… beaucoup n’étaient pas prêts à ces changements.

Travailler à distance nécessite de changer nos habitudes. Et si nous commencions par laisser moins de place à notre « faux ami » amené avec nous à la maison : la boîte e-mails ?

Vous le sentez sans doute au fond de vous : votre boîte mail rythme vos journées, vous oblige à recevoir et à émettre, casse votre efficacité et votre concentration. Eh oui, considérer le mail comme le pilier de sa journée de travail détourne de l’essentiel. Il faut se le dire clairement :  le mail n’est pas la meilleure façon de garder le lien avec les autres et surtout pour collaborer car il créé des cloisonnements et des silos.

Alors pourquoi TEAMS s’installe dans nos vies pro ? Parce que cet outil est en train de révolutionner la collaboration en entreprise, et que chaque semaine, ce sont plus de 20 millions d’utilisateurs qui découvrent l’outil dans le monde ! (source : Statista 20/03/2020)

La question aujourd’hui est de savoir comment acculturer en peu de temps les équipes à un mode de collaboration différent, alors que l’on n’est plus avec eux physiquement et que des habitudes de travail sont fortement ancrées.

Pour bien vivre le télétravail, Il faut maîtriser trois composantes essentielles : son organisation avec la gestion des priorités et rituels, sa relation aux autres car nous sommes des êtres sociaux, et bien sûr des outils pour travailler.

COMMENT TEAMS REPOND À CES BESOINS ?

TEAMS propose une approche qui dépasse largement le cadre d’un chat et d’une conférence à plusieurs. TEAMS propose un travail en équipe en mode collaboratif.  

Il faut ainsi distinguer deux composantes dont on a parlé plus haut :

1 – La nécessité d’être en relation aux autres : échanges visio, oraux et écrits

2 – Le besoin d’un travail efficace en équipe

Beaucoup d’organisations s’arrêtent au premier besoin. C’est un grand gâchis. L’usage de TEAMS ne peut pas seulement se borner à se voir et discuter.

La capacité à travailler en mode projet et collaboratif est bien évidemment la plus pertinente et doit être au cœur de sa journée : partager des plans d’actions, des idées, travailler en commun sur des documents, afficher des données d’outils tiers (indicateurs)… Et TEAMS intègre ces fonctionnalités et répond à ces besoins. Mais pas n’importe comment…

utilisation de teams quotidienne

LA FORMATION ET L’ACCOMPAGNEMENT À TEAMS SONT
INDISPENSABLES

En France, on a tendance à répondre aux problèmes par l’apport d’une solution technique. À un besoin d’optimisation de production, un ERP. À un besoin de process financier, un outil de gestion compta, etc.

Travailler ensemble en mode projet collaboratif nécessite avant tout une réponse humaine. Paradoxalement, le travail à distance révèle ces failles déjà présentes en entreprise : la difficulté de travailler ensemble.

Alors il va sans dire que de mettre à disposition TEAMS à vos équipes ne suffit pas. Il faut les accompagner à l’usage, il faut apporter le sens : que voulons-nous faire ensemble, sur quels projets travailler, quels rituels d’échanges souhaitons-nous ? Il est très dommageable de former sommairement à TEAMS en étant focus seulement sur des fonctions d’échanges. Sans la notion de sens, on risque de gâcher sa « première fois » avec l’outil et cela sera plus dur ensuite de créer et développer l’usage.

Après une formation sur TEAMS qui se doit d’être très opérationnelle, il faut poursuivre l’effort en accompagnant les collaborateurs.

Comment ? En instaurant des rituels comme par exemple des points rapides d’équipes et aussi des réunions de travail. Nous aidons par exemple des CODIRS à travailler sur TEAMS, pour une meilleure préparation en amont et des décisions mieux actées. La gestion de projets peut également être facilitée et gérée plus efficacement grâce à la connexion de TEAMS avec de multiples applications.

NE PLUS ATTENDRE, C’EST LE MOMENT !

Vous l’entendez autour de vous, ce moment de confinement peut être un révélateur, une opportunité individuelle et collective. Les directions des entreprises le savent : il ne suffit pas de répondre à ce moment. Il s’agit de changer durablement notre façon de travailler ensemble. Ne nous y trompons pas : les entreprises vivent un choc sans précédent. Une fois cette période de confinement passée, elles voudront se préparer à assurer leur continuité d’activité. Sur la durée. Cette capacité de travailler à distance deviendra un besoin, et donc une compétence nécessaire pour chacun.

Évoluer vers de nouvelles compétences, particulièrement celle de la collaboration, est un challenge passionnant. Nous le voyons au quotidien : nous aidons des entreprises à le faire et beaucoup dépassent leur crainte en la transformant en volonté de transformer et d’agir.
Passons à un vrai mode collaboratif !

Vous souhaitez former vos équipes à Teams, découvrez les formations que propose notre entité sœur Effi’connect !

Emmanuel Derrien
CEO d’Enjoy your Business